超初心者がAccess(アクセス)を速攻で理解する！ -データベースを操る術-
こんにちは、こたつです。
Accessとは一体何なのか、皆さんは知っているでしょうか？
「聞いたことはあるけどよくわからない」、「全く知らない」という人がほとんどだと思います。
しかしAccessは、ビジネスマンにとって非常に有用性の高いソフトです。
私自身、事務職として働き、Accessは5年以上使っていますが、そのAccessは今ではなくてはならない存在となっています。
そんなAccessを皆さんにも是非使っていただきたいので、「Accessを触ったことがない」という人でも、簡単に理解できるようサクッと紹介していこうと思います。
目次
Accessとは？
Accessとは、Excelなどと同じマイクロソフトの製品の一つで、「データベースの管理や加工、抽出などに特化したソフト」といった感じです。
もちろん、データベースを管理するソフトは他にもあります。
しかしAccessは、非エンジニアの人でも比較的簡単に扱うことができ、またExcelよりもデータの管理や操作をするのに長けています。
そして20年以上前から多くの人に使われ続けている、非常に信頼度のあるデータベース管理システムです。
事務職などの人がデータベースを扱うのであれば、Accessを使うことを強くおすすめします。
そもそもデータベースとは？
データベースとは、「整理された情報の集まり」と定義づけられていますが、実際にはExcelのような表形式のデータを指すことが一般的だと思います。
Accessにおいても、Excelのような表形式のデータを扱います。
仕事でデータベースを活用していない人は、ほどんどいないのではないでしょうか。
社員情報や顧客情報、商品情報などは、全てデータベースとして管理されています。
それらのデータベースは、Accessなどを使うことで、管理や加工、また条件を指定して抽出を行うことなどができます。
データベースは奥が深く、詳しいことは他の記事でも書いていきたいと思います。
Accessの基本機能
Accessの主な機能としては、
- テーブル
- クエリ
- フォーム
- レポート
この４つがあります。
これからこの４つを紹介していきますが、とりあえず「テーブル」と「クエリ」さえ理解できれば、Accessやデータベースについて、最低限は理解したといっていいと思います。
テーブル
テーブルは「データベースを保存する場所」のことです。
Excelのように、表形式となっています。
テーブルにデータを格納するには、ひとつひとつ手入力する方法や、Excelやcsvからデータを取り込む方法など、様々あります。
後に説明する、「フォーム」から入力することもできます。
クエリ
クエリを使えば、テーブルのデータから条件を指定して抽出することができます。
例えば先ほどの画像の「社員名簿」から、営業部のみを抽出することができます。
まあこれぐらいならExcelでも簡単にできますね。
その他には、他のテーブルのデータと組み合わせて抽出することができます。
もし「顧客情報」というテーブルがあったとして、さっきの「社員名簿」のテーブルと組み合わせることで、営業部員の顧客数を一瞬で調べることができます。
これがAccessの真骨頂「リレーショナルデータベース」というやつです。
この他にも、クエリを使えば様々なことができます。
また、今回の例では少ないデータでしたが、本来は何千、何万というデータベースを扱うと思うので、Accessの効果が遺憾なく発揮されることでしょう。
フォーム
テーブルの説明でも少し触れましたが、フォームはテーブルにデータを格納するなどのことができます。
テーブルから直接、データを格納することもできますが、フォームを使ったほうが、Accessを知らない人でも簡単に入力することができます。
今回は簡単に作りましたが、フォームのデザインは自由自在に編集することができるので、使いやすいようにデザインしましょう。
レポート
レポートとは。クエリのデータをフォームのように自由にデザインして、印刷する機能です。
上の画像のように、請求書を発行したりできます。
まとめ
非エンジニアがデータベースを管理するなら、Accessがおすすめ。
Accessには主に４つの機能がついている。
- テーブル→データの保存
- クエリ→データの抽出
- フォーム→データの入力
- レポート→データの印刷
※ざっくりとした説明
終わりに
今回はサクッとAccessの基本的なところを説明していきました。
他にも「マクロ」や「モジュール」といった、Accessを自動で操作する機能なども付いており、奥が深いです。
このようにAccessを使えば、Excelでは時間がかかるような作業を効率化し、社内の基幹システムでは手の届かないような作業をカバーしてくれたりします。
ちなみに、これからAccessを本格的に覚えていきたいと思った方は、下記の本をおすすめします。
実際に私もこの本で、Accessをマスターしました。
基本的なことが一通り、わかりやすく書かれており、Accessを学ぶ王道の一冊と言っていいでしょう。（できるシリーズは基本的に良書ばかりだと思います）
皆さんがAccessを使って、データベースを自由に扱えるようになることを望んでおります。
それでは、ここまで読んでいただきありがとうございました。
